Odborná evidencia knižničných dokumentov je v slovenskom práve označenie pre evidenciu knižničných dokumentov (zaradených do knižničného fondu) v podobe prírastkového zoznamu, zoznamu úbytkov, evidencie výpožičiek, evidencie došlých čísiel periodík a podobných zoznamov. Podrobnosti ustanovuje vyhláška 201/2016 Z.z. ^[1][2]

V odbornej evidencii knižničných dokumentov sa vedie každý knižničný dokument zaradený do knižničného fondu bez ohľadu na spôsob nadobudnutia a formu nosiča. Knižnice vedú odbornú evidenciu buď v elektronickej alebo papierovej podobe. Ak knižnica používa elektronický záznam evidencie, po skončení roka je povinná vyhotoviť tlačený výstup odbornej evidencie.^[1] Základnými prvkami odbornej evidencie tvorí prírastkový zoznam a zoznam úbytkov. Tieto zoznamy knižnica uchováva po celý čas jej existencie.

Základná odborná evidencia knižničných dokumentov

Prírastkový zoznam

Obsahuje prírastkové číslo, signatúru (pokiaľ sa nezhoduje s prírastkovým číslom), meno a priezvisko autora a názov, vydavateľské údaje (miesto, vydavateľ, rok), cenu, spôsob nadobudnutia a dátum zápisu. Podľa potreby môže knižnica doplniť prírastkový zoznam o štandardné číslo (ISBN, ISSN, ISMN), jazyk dokumentu, údaje o prílohách alebo poznámku o vyradení.^[1] Platí, že každý nadobudnutý dokument sa zaeviduje pod jedno prírastkové číslo.

Prírastkové číslo a signatúra sú výsledkom fyzického spracovania v akvizičnom procese.

Zoznam úbytkov

Obsahuje poradové číslo, prírastkové číslo, signatúru (ak je nezhodná s prírastkovým číslom), meno a priezvisko autora a názov, dátum zápisu do zoznamu úbytkov, pričom podľa potreby môže knižnica doplniť dôvod vyradenia, odkaz na doklad o vyradení a cenu.^[1] Zoznam úbytkov obsahuje tie dokumenty, ktoré sa knižnica rozhodla z fondu vyradiť. Vyraďovanie je hlavným výstupom revízie knižničného fondu.

Pomocná odborná evidencia knižničných dokumentov

Knižnica môže viesť ďalšie evidenčné zoznamy. ^[1]

Pomocná odborná evidencia sa člení na evidenciu výpožičiek, evidenciu došlých čísiel periodík a inú odbornú evidenciu. ^[2]

Iná odborná evidencia môže byť napr.:^{[chýba zdroj}

• evidencia deziderát
• evidencia objednávok
• evidencia povinných výtlačkov
• evidencia výmeny

Referencie